商务英语写作遵循的四大规则

商务英语写作遵循的四大规则

著名英语语言专家James M.McCrimmon(Florida State University 1976)对于段落的写作所提出的基本要求，即“unity（统一性），completeness（完整性）,order（条理性）,and coherence（连贯性）。”

   BEC 2和BEC3的写作部分里所要求写的文章，从体裁（Genre）上来讲都是说明文（Expository）。而在一篇说明文里，通常一个典型段落一般只能表达一个独立完整的观点。所谓独立完整的含义是指段落里所提出的观点应该是有逻辑判断的，并且是有细节支持的。所以在BEC写作中,或者在一般的英文的说明文写作中，段落是我们表达一个独立完整观点的最小单位。

　　为了使得我们的段落在表达思想方面有效，通常对段落有四个方面的要求：**，如上所述，一个段落只能讲述一个主题，即统一性；第二，段落应该讲述作者关于此主题所要讲述的全部内容；第三，段落应该有一个易于被读者所读懂的展开顺序；第四，段落中的句子应该是紧密地衔接在一起的。这就是著名英语语言专家James M.McCrimmon(Florida State University 1976)对于段落的写作所提出的基本要求，即"unity（统一性），completeness（完整性）,order（条理性）,and coherence（连贯性）。"

　　连贯性即语篇的衔接问题，这是写商务文章最基本要求，不要思维跳跃，想到哪写到哪，在此不再赘述。

   统一性的含义是显而易见的。它要求我们写出的段落要紧紧的围绕一个主题来进行写作。应该注意的是，我们在写一个段落并试图通过这个段落来表达我们的某个观点的过程，永远是一个自问自答的过程。我们首先提出一个逻辑命题，然后用为人们所了解的细节来支持这个命题。我们可以想像，在读者刚刚读到我们的这个逻辑判断时，不禁要问"为什么"。一个优秀的作者，永远是在读者们问到"为什么"之前，就回答了自己提出的命题。有时候，我们的段落写得莫名其妙，就是因为我们自己提出了一个命题而自己没有回答。而另一个方面，一个段落只可以也最多只能表达一个命题。否则，阅卷的老师会认为作者有逻辑问题，思路不清晰。会认为我们在说明一个观点时，加入了一些不相关联的东西，从而干扰了读者对该观点的理解，于是该段落在表达观点时是没有效率的。

　　完整性的要求是相对的。一个观点到底需要多少阐述是视读者的需要而定的，这从很大程度上取决于作者的主观判断。而作者的主观判断又是取决于作者对该观点的理解以及对读者需要的理解。阐述过少当然会妨碍读者的理解，过多则会显得罗嗦。而且前者肯定会比后者问题更大。我们来看一段落。

　　As is known to all, in our routine work we are very often exposed to new technology. For instance, we need to use new computer software, such as Oracle and statistical tools; manipulate the latest multimedia player to demonstrate information and apply different and effective measures by which we communicate. On all these occasions, a good command of new technology is rather important.

　　这是从BEC3的同学习作文章中节选出的一个段落。这一段所要写的是为什么要从三门公司提供的培训课程中选择"Changes in Technology"这门课。作者的这个段落如果选择就此结束，那么他所呈现给他的读者们的将是一个没有结论的主题。至此所有的内容只是阐述了"工作中会经常接触到新技术。"而没有向读者们解释为什么要选修这门课程的原因。这显然是不够的。读者们还是想知道为什么工作中经常接触到新技术就非要选择这门课程呢？该交待的没有交待完，这显然违反了段落写作"完整性"的原则。下面的段落是接在上面段落的最后一句之后的。请看添加之后的效果。

　　Unfortunately all of us are rather weak in this aspect. When we take a course like Changes in Technology, we will have a chance to learn new technology quite systematically, and in class we will have plenty of chances to learn from our teachers, who are experts in new technology. More importantly, as I find from the training programme, all the class activities are job-oriented. So I am sure, after this course, we will be able to better application of the latest technology.

　　补足以后的段落就比较完整了。它向读者介绍了自己现在所面临的实际情况。正是因为日常的工作中需要接触到大量的新技术，同时自己在这方面又比较薄弱，而且自己在该课程上上又可以学到很多东西，所以才要选修这门课程。这样的理由才是充分的理由。

值得注意的是我们很多的同学的作文得不到理想分数的原因，不是因为自己提出的问题自己没有回答，而是因为自己没有完整的回答自己的问题，有一些东西没有说透，这时可以想像当考官来看我们"点到即止"的文章时，当然就觉得郁闷了，他恨不得帮你写完，你把考官给"憋死了"。这当然是笑话了。

   如果说统一性解决的是"说没说到点子上的问题"，那么完整性解决的就是"说没说完的问题"。而接下来我们要谈的"条理性"解决的就是"怎么说的问题"。这就是如何去展开段落的问题（Order of Movement）。

　　段落的展开规定了我们所写的一个段落的发展方向和发展方式。总的说来，段落的展开有以下几种，

1、from general to particular 2、from particular to general 3、from the whole topic to its parts 4、from question to answer 5、from effect to cause.

　　还是以上文中所举的范文为例，这个段落就是一个典型的"from particular to general"的类型。它交代的顺序是层层递进的，主要由三层意思来构成：工作中经常会用到新技术 自己在了解新技术的应用方面不足 该课程有很多好处。最后得出结论，觉得肯定可以在该课程中学到**技术的应用。前三层关系构成了支持最后结论的三个细节，互为依托，互相照应。结论句干净利落。

　　进一步的，我们可以根据对段落展开的这几个种类的了解，对这段范文进行改造。比如，如果我们想把原文转换成"from general to particular"的结构，只需在段首加一句Topic Sentence即可。它可以是" Current situation and our necessity for the knowledge of technology make me to choose Changes in Technology." 这样，段首一个主题句引领了这个段落接下来的发展方向，清晰明确。请同学们注意，这时，这段范文的展开结构实际上成为了"from general to particular to general"的结构，即通常意味上的"总分总"的结构。这种结构并不是一种独立的段落展开的结构，而只是"from general to particular"结构中的一种变体。因为通常上，"from general to particular"的结构正是始于general statement 然后由details展开，最后终于general statement的。（James M.McCrimmon 1976)

  "from particular to general" 及 "from general to particular"两种结构的比较分析：

　　前者结构所规定的文章的进程是和同学们在写文章时思想的进程相一致的。后者则是相逆的。一般的，根据我在BEC写作教学中的感觉，同学们的写作一般还是处于即想即写的自发状态，极少有事先周密计划的。这是可以理解的，因为一来同学们总的写作时间有限，二来同学们的耐心有限，所以从这两个角度讲，"From particular to general"的结构不失为向我们提供了一个针对我们写作的实际，指导我们进行写作的理论根据。它的含义是，同学们原则上可以顺着自己的思绪自然的写，而不必强求段首一定要有主题句。只要在段尾用一个"general statement"来总结一下就可以了。

　　1、前者结构适合"演绎"的结构，而后者结构适合"归纳"的结构。

　　2、前者对段落中的每一句的衔接水平要求较高，而后者结构则要求较低。这一点是容易理解的，因为前者结构直到最后读者才知道段落的中心思想。这就要求作者在段落前面的支持性的细节中的每一句话都要能吸引住读者，抓住读者的心直到中心思想出来的最后一刻。它的效果应该是"恍然大悟"。而在后者结构中，反正作者在段首就交待出了中心思想，下面的文字只要能说明它就可以了。它的效果应该是"早已明白"。这实际上也是一种平衡，如前所述，既然采用前者的结构，同学们可以在开始时，相对的在段落结构上不用"操什么心"，当然就要在具体段落的写作过程中"多操一些心了"。后者结构则反之，既然在开头已经计划周详，中间部分则只需按部就班就可以了。

　　3、前者结构的段落自然清新，容易写出优秀的段落；后者结构较死板和沉闷，段落不容易写得精彩，但也不容易犯"走题"这样的错误。同学们的写作灵感往往是在写的过程中涌现出来的，但灵感这种东西往往主观性较强，容易犯"脚踩西瓜皮"的错误。而把主观性的东西转化为客观可以操作的东西则需要靠段落下笔之前的计划。计划当然是事前的"条条框框"，不容易为以后的文字带来随意性的发挥，但它确实是以牺牲"灵感的创造"为代价的。这当然又是一种平衡了。

　　在以上总结的基础之上，同学们可以根据自己的写作特点选择采用。

　　在同学们写作的初级阶段，掌握住这两种段落开展的方法就可以了，因为基本上80%以上的同学们的习作是采用的这两种方式。限于篇幅，其他的几种段落展开的方式在此文中不作介绍了。最后以著名逻辑学家Roger W. Holmes 在其论述逻辑学的代表作《The Rhyme of Reason》中的著名段落来结束这篇文章，大家可以领略一下英语表达大师对"from particular to general"结构的运用技巧。

　　If you enjoy working out the strategy of games, tit-tat-toe or poker or chess; if you are interested in the frog who jumped up three feet and fell back two in getting out of a well, or in the fly buzzing between the noses of two approaching cyclists, or in the farmer who left land to his three sons; if you have been captivated by codes and ciphers or are interested in crossword puzzles; if you like to fool around with numbers; if music appeals to you by the sense of form which it expresses-then you will enjoy logic. You ought to be warmed, perhaps. Those who take up logic get glassy-eyed and absent minded. They join a fanatical cult. But they have a good time. Theirs is one of the most durable, absorbing and inexpensive of pleasures. Logic is fun.